Conditions générales d'utilisation

Conditions générales d'utilisation de FLOW

Version 2. En vigueur à compter du 09/11/2026.

1. Objet

FLOW est un logiciel en ligne édité par ElynnAI (voir les mentions légales) qui aide les organismes de formation à gérer leur activité : sessions, inscriptions, documents, signatures électroniques, émargements, évaluations, facturation et preuves. Les présentes conditions encadrent l'accès à FLOW et son utilisation. Créer un organisme dans FLOW vaut acceptation de ces conditions.

FLOW s'adresse aux professionnels. Il n'est pas destiné aux consommateurs.

2. Compte et accès

La personne qui crée l'organisme dans FLOW (la gérante) est responsable de son compte, des membres qu'elle invite et des droits qu'elle leur donne. Chaque membre dispose d'un accès personnel qu'il ne doit pas partager. Les stagiaires, entreprises et intervenantes externes n'ont pas de compte : elles agissent par des liens personnels à durée limitée (signature, émargement, formulaires).

L'organisme garantit l'exactitude des informations de son profil (identité, SIRET, numéro de déclaration d'activité, régime de TVA, coordonnées bancaires), reprises telles quelles dans les documents générés.

3. Offres, essai et paiement

Solo : 1 compte, 59 € HT par mois ou 590 € HT par an.
Multi : jusqu'à 3 comptes, 99 € HT par mois ou 990 € HT par an.

TVA non applicable, article 293 B du CGI, tant qu'ElynnAI relève de ce régime.

Tout abonnement commence par un essai gratuit de 15 jours. Une carte bancaire est demandée à l'inscription ; sans résiliation avant la fin de l'essai, l'abonnement démarre et le premier prélèvement a lieu. Le paiement est géré par Stripe. Les prix peuvent évoluer : tout changement est annoncé au moins 30 jours avant et s'applique au renouvellement suivant.

Les organismes dont l'accès à FLOW est inclus dans une offre d'accompagnement d'ElynnAI (Pack Sérénité) sont régis par les conditions de cette offre pendant sa durée ; les présentes conditions s'appliquent ensuite.

4. Impayé, résiliation, fin du service

En cas d'échec de paiement, l'organisme dispose de 7 jours pour régulariser ; au-delà, FLOW passe en lecture seule et les automatisations sont suspendues jusqu'au règlement. L'organisme peut résilier à tout moment depuis son profil ; l'accès reste ouvert jusqu'à la fin de la période payée, sans remboursement de la période en cours.

Pendant l'abonnement, l'organisme peut exporter l'ensemble de ses données depuis FLOW (« Exporter toutes les données de mon organisme »). Après la fin de l'abonnement, les données restent exportables sur demande pendant 30 jours, puis sont supprimées, sauf obligation légale de conservation.

5. Ce que FLOW fait et ne fait pas

FLOW organise et automatise l'activité de formation et aide à constituer les preuves attendues par la réglementation de la formation professionnelle et, pour les organismes certifiés, par le référentiel Qualiopi. FLOW ne garantit ni l'obtention ni le maintien d'une certification, ni la conformité de l'organisme : les décisions, la véracité des informations saisies, le contenu des formations et les choix réglementaires restent sous la responsabilité de l'organisme et de ses conseils.

Les modèles de documents proposés par FLOW sont des trames. L'organisme les vérifie avant usage et reste seul responsable de leur contenu et de leur conformité à sa situation. Les textes qu'il ajoute lui-même (clauses, conditions particulières, règlement intérieur, procédures) sont repris tels quels.

Les synthèses automatiques des évaluations sont produites par un modèle d'intelligence artificielle à partir des réponses reçues ; elles aident à la lecture et ne remplacent pas l'analyse de l'organisme.

6. Signature électronique et émargement

Les signatures et émargements recueillis par FLOW sont des signatures électroniques simples au sens du règlement européen eIDAS : FLOW enregistre le document signé, la date et l'heure, l'adresse IP, l'appareil et une empreinte du document, et fige ces éléments. L'organisme choisit d'y recourir en connaissance de cause et conserve, s'il le souhaite, la possibilité de signer sur papier.

7. Obligations de l'organisme

L'organisme s'engage à utiliser FLOW conformément à la loi, à informer les personnes dont il saisit les données (stagiaires, contacts, intervenantes) et à disposer d'une base légale pour les traiter, à ne pas saisir de données de santé ni de données sensibles non nécessaires, à ne pas tenter de contourner les sécurités de FLOW, et à ne pas revendre ou prêter son accès.

8. Données personnelles et sous-traitance

Pour les données des stagiaires, contacts, entreprises et intervenantes, l'organisme est responsable du traitement et ElynnAI agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. À ce titre, ElynnAI :

ne traite ces données que pour fournir FLOW et sur instruction de l'organisme ;
garantit la confidentialité de son équipe et la sécurité des données (chiffrement, cloisonnement, journal des accès, sauvegardes) ;
recourt aux sous-traitants listés dans la politique de confidentialité et informe l'organisme de tout changement au moins 30 jours avant ;
aide l'organisme à répondre aux demandes des personnes et à ses obligations de sécurité ;
notifie l'organisme sans délai de toute violation de données ;
restitue ou supprime les données à la fin du contrat, selon le choix de l'organisme ;
met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Pour les données de compte des utilisatrices de FLOW, ElynnAI est responsable du traitement, dans les conditions de la politique de confidentialité.

9. Disponibilité, évolutions, support

ElynnAI s'efforce de rendre FLOW accessible en permanence, sans garantie de disponibilité absolue. Les maintenances sont, autant que possible, annoncées et réalisées en dehors des heures ouvrées. FLOW évolue régulièrement ; les nouveautés sont annoncées dans l'application. Le support est joignable à support@elynnai.com, les jours ouvrés.

10. Responsabilité

ElynnAI est tenue d'une obligation de moyens. Sa responsabilité est limitée aux dommages directs prouvés et ne peut excéder le montant payé par l'organisme au cours des 12 derniers mois. ElynnAI n'est pas responsable des conséquences d'informations inexactes saisies par l'organisme, d'un usage non conforme, d'une défaillance d'un prestataire tiers (hébergement, e-mail, paiement) ou d'un cas de force majeure.

11. Propriété intellectuelle

FLOW, son code, son interface, sa marque et ses modèles restent la propriété d'ElynnAI. L'organisme reçoit un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible pendant la durée de l'abonnement. Les données et documents de l'organisme lui appartiennent.

12. Suspension

ElynnAI peut suspendre un accès en cas de manquement grave (usage frauduleux, atteinte à la sécurité, impayé prolongé), après avoir prévenu l'organisme sauf urgence.

13. Modification des conditions

ElynnAI peut faire évoluer ces conditions. La nouvelle version est présentée dans FLOW et doit être acceptée pour continuer à l'utiliser ; l'organisme qui la refuse peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

14. Droit applicable

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable ; à défaut, les tribunaux de Bordeaux sont compétents.

Contact : support@elynnai.com — ElynnAI, 9 bis chemin du Pujeau de la Vigne, 33770 Salles.