Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de FLOW

Version 1. Dernière mise à jour : 05/11/2026.

FLOW est un logiciel de gestion pour les organismes de formation, édité par ElynnAI (voir les mentions légales). Cette page explique quelles données FLOW traite, pourquoi, combien de temps, et quels sont vos droits.

1. Deux situations différentes

Les personnes qui utilisent FLOW (gérante, membres de l'équipe d'un organisme de formation). Pour leurs données de compte, ElynnAI est responsable du traitement.

Les personnes gérées dans FLOW (stagiaires, contacts, entreprises, financeurs, intervenantes). Ces données appartiennent à l'organisme de formation qui utilise FLOW : il en est le responsable du traitement, et ElynnAI agit comme sous-traitant, selon ses instructions et les conditions générales d'utilisation. Si vous êtes stagiaire et souhaitez exercer vos droits, adressez-vous d'abord à l'organisme de formation qui vous a formée ; ElynnAI l'aide à vous répondre.

2. Données traitées

Compte et abonnement : nom, prénom, e-mail, téléphone, organisme, rôle, journal de connexion, abonnement et factures ElynnAI. Le paiement est traité par Stripe : ElynnAI ne voit jamais le numéro complet de votre carte.

Activité de formation (données de l'organisme) : contacts et stagiaires (identité, coordonnées, date de naissance, situation professionnelle, financement, besoins d'adaptation déclarés), entreprises et financeurs, inscriptions, documents générés et signés (devis, contrats, conventions, convocations, factures, attestations), émargements (signature, date, heure, adresse IP, appareil), réponses aux formulaires (pré-évaluations, QCM, évaluations), réclamations et signalements, échanges avec les partenaires handicap.

Données techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, journal des actions et des accès aux documents (pour la sécurité et la traçabilité Qualiopi).

FLOW ne collecte aucune donnée de santé. Le champ « besoins d'adaptation » recueille uniquement les aménagements utiles à la formation, déclarés par la personne, jamais un diagnostic.

3. Pourquoi

• Fournir le service : gérer les sessions, générer et faire signer les documents, envoyer les convocations, relances et évaluations, conserver les preuves (exécution du contrat).
• Facturer l'abonnement et respecter les obligations comptables (obligation légale).
• Sécuriser FLOW, tracer les accès aux documents et prévenir les abus (intérêt légitime).
• Aider l'organisme à répondre à ses obligations réglementaires de formation professionnelle et, s'il est certifié, aux exigences Qualiopi (exécution du contrat et obligation légale de l'organisme).
• Produire des synthèses automatiques des évaluations (voir le point 5).
• Vous informer des nouveautés de FLOW (intérêt légitime ; vous pouvez vous désinscrire à tout moment).

FLOW ne vend aucune donnée et ne fait aucune publicité ciblée.

4. Combien de temps

• Données de compte : pendant l'abonnement, puis 3 ans après la fin.
• Données de l'activité de formation : selon les durées réglées par l'organisme dans FLOW (Profil → Qualité). Valeurs par défaut : factures 10 ans ; documents signés et preuves de formation 5 ans après la fin de la formation ; contacts sans inscription 3 ans après le dernier échange. FLOW signale ce qui dépasse la durée ; rien n'est supprimé sans décision de l'organisme.
• Journaux techniques : 12 mois.
• Factures ElynnAI : 10 ans.

5. Qui a accès aux données

Les membres de l'organisme de formation, selon les droits donnés par sa gérante. L'équipe d'ElynnAI, uniquement pour le support et la maintenance, sous obligation de confidentialité.

Les sous-traitants techniques d'ElynnAI :

Synthèse automatique des évaluations : FLOW envoie à Anthropic le texte des réponses aux évaluations après avoir retiré les noms, e-mails et téléphones. Aucune donnée identifiante n'est transmise, et ces données ne servent pas à entraîner des modèles.

Aucune autre communication à des tiers, sauf obligation légale (auditeur Qualiopi mandaté par l'organisme, administration, autorité judiciaire).

6. Sécurité

Données chiffrées en transit et au repos, cloisonnement strict entre organismes, droits par rôle, journal des accès aux documents, preuves signées figées (un émargement ou une signature ne peut plus être modifié), sauvegardes quotidiennes, liens publics à durée limitée et à usage unique.

7. Vos droits

Accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, et directives après décès. Écrivez à support@elynnai.com en précisant votre organisme. Réponse sous un mois. Si vous êtes stagiaire, votre organisme de formation reste votre premier interlocuteur ; certaines données doivent être conservées malgré une demande d'effacement (factures, preuves de formation), elles sont alors anonymisées dès que possible.

Vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

8. Cookies

FLOW utilise uniquement les cookies nécessaires à la connexion et à la sécurité. Aucun cookie publicitaire, aucun traceur tiers. Ces cookies ne demandent pas de consentement.

9. Évolutions

Cette politique peut évoluer avec FLOW. La date de mise à jour figure en haut de la page ; les changements importants sont annoncés dans l'application.

Contact : support@elynnai.com — ElynnAI, 9 bis chemin du Pujeau de la Vigne, 33770 Salles.